2014年4月5日 星期六

瞎米?寫名字就能測出勞碌命!

徐柏峰
同時做好幾件事,效率是不是比較高?日前看了Dave CrenshawThe Myth of Multitasking得到靈感,設計一個簡單的實驗,讓您透過寫自己的姓名就能知道自己適不適合多工。實驗需要的道具只需要2張紙、2枝筆和1個碼表,如下圖:
實驗需要的步驟只有3個:
1.        把碼表準備好,倒數54321,開始把自己的姓名寫在白紙上,寫完停表,記下寫自己的姓名花了多少時間。例如,我寫「徐柏峰」這3個字,共花了9.38秒。

2.        計算一下自己的姓名筆畫,例如,「徐柏峰」的筆畫是10910。然後把碼表準備好,倒數54321,開始在姓名底下用「正」字符號分別寫下每個字的筆畫,寫完停表,計算寫筆畫花了多少時間,以我而為例,劃正字符號共花了9.08秒。

3.       準備另一張紙,把碼表準備好,準備「多工」寫姓名和筆劃,寫的方法是,姓名寫了一筆,就在底下劃一畫,姓名再寫一筆,就在底下再劃一畫,寫完劃完之後,把花費的時間寫下來,以我為例,同時寫姓名和筆畫共花了54.06秒。



把前面2個步驟的時間加起來,這是您分別專心做2件事需要的時間,第3個步驟的時間,就是您在多工的表面下,實際花費的時間,專心模式和多工模式之間的差距,就是切換任務的成本,兩者相除的結果,就是你的多工效率。
我曾經拿這個實驗測試過幾十個學員,發現了相當一致的結果:
第一、在受測人當中,所有的人多工模式的花費的時間,都比專心模式還要多
第二、切換任務的成本,大約是執行任務本身時間的2倍 
第三、多工模式下,動作比較緊張,而且容易做錯
Lean Mindsets中主張,如果能夠減少同時正在做的事(Work in Progress, WIP),就能增加整個生產線的效能,背後的道理就是如此! 如果您每天事情多到做不完,限定自己一次專心做完一件再做另一件, 應該可以增加您的工作效率。
(作者為敏捷教練、全球首批敏捷專案管理師PMI-ACP®、台灣、中國兩地首位專案風險管理師PMI-RMP®)