2013年11月18日 星期一

敏捷專案管理:即刻救援的故事Chile Ayuda

徐柏峰
        突如其來的一場天災,讓全世界見證到敏捷的效率。
照片為 Claudio Núñez 所攝
照片為 Claudio Núñez 所攝
2010227日凌晨334分,南美洲的智利傳出芮氏規模8.8的強震,緊接著引發的大海嘯浪高3公尺,沿海地區受到重創。這場史上第6大的地震,不但奪走700條人命,也讓人口僅有1700萬的智利,多達150萬人無家可歸。地震發生後不久,一名叫佩德羅‧佛安德斯‧舒斯特(Pedro Fuentes Schuster)的智利青年,在推特(Twitter)發文徵求各方志士挺身而出,幫同胞走出難關。
Agile
摘自Agile 2011: One earthquake, 300 volunteers and 6 days to build a portal
        推文發出1天內,來自各地的60名義工,湧入聖地牙哥市馬波丘河畔(Mapocho River)的1間辦公室,啟動一個名為救援智利(Chile Ayuda)的入口網站開發專案,期望在最短時間內幫災民找到親友,並把善款和賑災物資,發放到最需要的地方。
        透過社群媒體的串聯,專案團隊2周內就膨脹到300人,所有成員依照專長不同,分為工程師(Engineer),媒體記者(Journalists)、網頁設計師(Web Designers)和理事會(Board)等4個工作小組。如此龐大的義工部隊,讓原本只能容納20個人的辦公室,時時刻刻的擠著上百個人。從專案管理的角度來看,這是個超高難度的專案:時間緊迫、需求持續演進,雖說人多好辦事,但團隊臨時成軍,義工之間大多不認識,光是溝通協調就是一大挑戰。秉持著和時間賽跑救人的理念,佩德羅靈機一動,想到用敏捷的方式,管理這個即刻救援的大型專案。他把軟體敏捷團隊常用的Scrum Framework稍做微調,當成大家做事的框架:
  • 原本最長30天1期的開發周期(稱為Sprint),縮短1天就是1期
  • 每天舉行3次站立會議(Stand-up Meeting),讓團隊成員間匯報進度,並設定未來8個小時的優先目標
  • 用看板(Kanban Boards)顯示工作和進度,讓成員自己挑任務,不必等人指派
  • 由於成員眾多,為了避免亂槍打鳥的大鍋炒會議,團隊和團隊之間的溝通,透過Holacracy的雙向連結方式,各派一員代表團隊溝通,促進快速達成決策
        另外,夜以繼日的趕工,讓很多人累到睜不開眼睛,一群義工們二話不說,現場就幫夥伴們「馬一節」,成為專案溫馨的插曲。
摘自Chile Ayuda網站影片
        這個即刻救援的大型團隊,當時雖然不受外界看好,還受到政客試圖插花作秀的壓力,但透過敏捷的工作方式,只花了6個工作天,就做出Chile Ayuda入口網站,也整合了Google Person Finder、Twitter stream和Facebook的App,即時幫3500名受災者找到親友,專案的Facebook專頁迅速累積了150,000 名粉絲,成為敏捷救人的知名案例。

畫面取自 http://www.chileayuda.com/
(本文作者為敏捷教練、全球首批敏捷專案管理師PMI-ACP®,以及台灣、中國兩地首位專案風險管理師PMI-RMP®)