2014年7月2日 星期三

政府機關敏捷案例:英國國防部CIDS系統

   這是一個攸關人命的專案,在充滿不確定性的情況下,英國國防部決定放棄傳統「先寫作文再做事」的計畫驅動作法,改用可以直接看到成果的敏捷式作法,以下是他們的故事。


Source: Stuart Henson & Jon PriorUK, MOD Combat Identification Server Technology Demonstrator Programme,


    戰爭期間的傷亡,不見得都是敵人攻擊造成的。[1] 2009114日,英國在阿富汗參與的反恐戰爭,發生自家人誤殺自家人的事件。英國皇家砲兵上尉Tom Sawyer和海軍陸戰隊下士Danny Winter,在掃蕩塔利班(Taliban)據點的任務中,因為視線不佳難分敵我,遭到聯軍的迫擊砲誤擊斃命。在此之前,英國皇家海軍陸戰隊中校Jonathan Wigley,在200612月間,也是在美國海軍軍機突襲任務中遭誤擊身亡。[2] 在軍事科技發達的今天,這種友軍砲火(friendly fire)意外發生的原因,不是武器打不準,而是武器發射之前,自家部隊之間,無法及時判斷情勢(situational awareness),辨別戰場上哪些是自己人,哪些才是敵人。為了降低友軍砲火造成的傷害,英國國防部(Ministry of Defense, MoD)決定開發一套戰鬥識別系統(Combat Identification System, CIDS),避免悲劇繼續發生。
        CIDS專案在20091月發包,軍火大廠通用動力公司(General Dynamics, GD)英國分公司得標,GD找來美商洛克威爾柯林斯(Rockwell Collins)和英商QinetiQ,組成專案團隊,負責開發這套用來整合空中資源,自動即時追蹤部隊動態,避免砲火誤擊聯軍部隊的資訊系統。
        CIDS專案的成果,在20107月就要上線,在短短18個月內,不但要進行功能開發、整合測試,還要根據事先議定的通訊介面,測試英國的CIDS系統,是不是能和美國等「友軍」的CIDS系統,在戰場上即時互動溝通(interoperability)。為了達到這些目標,英國國防部首開先例,決定採用可以快速看到實際成果的敏捷方法,推動這個人命關天的專案。英國國防部選擇的敏捷方法,是在英國盛行的DSDM Framework,其中DSDM是「動態系統開發法」(Dynamic Systems Development Method)的簡稱。[3]  
    按照DSDM Framework,英國CIDS系統發包後的第1個階段稱為Foundations,此時的工作重點是制定高階的需求基準(baseline),作為後續開發和付款的依據,這個階段相當於傳統專案管理的規劃階段。由於英國的CIDS系統預計在2010年夏天,就和美國等其他北約國家組織的聯軍CIDS系統,進行演習測試,英國國防部和GD經過協商,雙方同意在時程不能跳票的大前提下,根據團隊能夠實際交付的產能,動態調整需求的範圍。
    為了爭取時效,英國CIDS專案揚棄了以往先做詳細規劃再進行開發的作法(Big Design Up-Front, BDUP),只花了「剛剛好」的時間在前期規劃(Enough Design Up-Front, EDUF)上。在Foundations階段,英國國防部釐清需求方向、開發團隊制定開發架構,雙方據以共同決定可以接受的最低成效標準(minimum acceptable performance levels)。例如,CIDS系統至少要在戰場上同時追蹤15個動態,而且要保留彈性,除了能追蹤砲兵的即時位置以外,附近航空器的動向,也要能整合進來。

1.1 根據專案實際需求,訂定階段過關條件
        Foundations階段進行了3個月之後,專案循序漸進地進行了3個開發周期 (Iteration),每期的長度從3個月到6個月不等,根據英國國防部的規劃,做完3個開發期之後,英國的CIDS系統要在20106月實機展示,並在7月份就布署上線。其中每個階段的過關條件是:[4]

英國CIDS專案期程目標
期程
階段目標
1
建立1個簡單的版本,做到1次可以追蹤1組友軍的位置
2
擴充第1期的成果,做到1次追蹤多組位置
3
提升系統的穩健度和處理速度,並和友軍的CIDS系統界接

1.2 捨棄計畫驅動作法,改採價值驅動思維
    不論用什麼開發方法,需求管理機制是專案成敗的關鍵因素。以往,軟體開發專案採用瀑布式開發流程,把專案切割成規劃、需求、分析、設計、實作和測試等階段,每一個階段的產出品,經過正式的簽認,才能成為下一個階段的輸入項目,這種開發思維源自營建業,適合用在客戶一開始就能完整且精確描述需求的專案上。如果從專案需求、成本和時程這3個核心限制(triple constraint)的先後順序來觀察,瀑布式開發是先確定需求,再據以推估出為了要交付出全部需求,在每個階段各要投入多少的成本、多長的工期,由於推估的成果就是專案執行計畫的基準(baseline),因此這種方法的特色就是「計畫驅動」(plan driven)
從計畫驅動轉變到價值驅動

        CIDS專案採用的DSDM Framework,顛覆了以往計畫驅動的做法。在專案初期,英國國防部和GD團隊,沒有多花時間撰寫詳細的需求和設計文件。取而代之的是,英國國防部只在期初列出大致的核心需求,並按照優先順序,建立了一份需求清單 (Prioritized Requirements List, PRL)。如果從專案的3個核心限制來說,CIDS專案中先確定是成本和時程,也就是契約的總價,以及官方對外公布的上線時間,至於PRL裡面的需求,全部加起來就是專案的範圍,在使用敏捷方法的專案中,需求方可以根據團隊實際交付的成果,調整專案剩餘的需求,如果團隊產能落後,需求方會移除非必要的功能,讓團隊能夠集中力量做重要的事,如果團隊產能許可,需求方也可能提出一些新需求,讓最終成品更能發揮價值。團隊開發的依據,不再是一本厚重的規格文件,而是一份與時俱進的需求清單。

1.3 依照需求輕重緩急,排列工作優先順序
        CIDS專案的PRL清單上,分為Must HavesShould HavesCould HavesWon’t Haves4類的需求,合稱為MoSCoW,其中:
PRL清單的4種需求優先順序
優先順序
意義
Must Haves
CIDS的核心特色,也就是根據契約規定,一定要完成的功能
Should Haves
沒做出來使用者會不舒服,但暫時有替代方案的功能
Could Haves
「加分」的功能,但沒有立即的需要
Won’t Haves
暫時不考慮開發的功能

    不論是哪一類優先順序的需求,每一個需求上都有代表需求難易度的點數,稱為「故事點」(story point),如果把最近一個開發周期中,所有完工需求上的故事點總加起來,得到的數字稱為「速度」(velocity),代表的是開發團隊的最新產能,可以用來預估完成剩餘需求所需的工期。根據DSDM Framework的建議,每個開發周期中,Must Haves需求的點數最好不要超過當期總合的6成,要預留4成的Should HavesCould Haves需求,讓開發團隊在實踐Must Haves需求遭遇瓶頸時,還能夠調度執行次要需求的人力來支援。[5]



DSDM建議的優先順序比率

        DSDM需求管理機制的背後,有3個重要的運作原則:
第一、為了確保在開發周期如期交付最重要的Must Haves需求,團隊成員有權作出可以縮短交付時間的決策。
第二、PRL清單上的優先順序,會隨著專案進展而改變,例如,前一期列為Should Haves的某項需求,可能在下一期變成Must Haves的需求。
第三、開發出來的需求,如果在功能、效能或穩定度上無法達到品質標準,需求方可以在當期拒絕收受(descope)
1.4 鼓勵儘早發現錯誤,落實需求交換機制
    CIDS專案的3個開發周期,長度從3個月到6個月不等。每個開發周期內,以每個月為1個時限(timebox),期間包括領域專家在內的開發團隊成員,可以不受外界打擾地進行開發工作,如果在團隊成員時限執行期間,感受到有Must Haves需求無法如期交付的風險,開發團隊有權把原本執行Should HavesCould Haves需求的人力,調撥來支援更重要的需求。[6]
另外,CIDS專案鼓勵開發團隊,針對目標、需求或功能的未盡之處,儘早提出建言,開發過程中若是發現做不出來的功能,要在第一時間就告知需求方,才能儘早安排解決或替代方案。英國國防部同意,如果開發團隊按照需求團隊開發的功能,後來證明不可行,團隊已經投入的時間,可以用來抵銷PRL清單中的一些還沒開發的次要功能,這就是CIDS專案的需求交換機制。
1.5 指派專責需求窗口,快速做出重要決策
    在GD專案經理的帶領下,2家下包商的的工程人員,和英國國防部的職員和技術顧問,共同組成了一支跨職能的專案團隊。英國國防部指派了一名承辦官員(Business Sponsor),負責整個CIDS專案的成敗,並指派另一人擔任Business Visionary,負責針對日常發生的議題,做出快速的決策。為了在專案中避免不確定的事情發生,專案團隊建立了一套風險登記冊(risk register),並把風險應對措施,也列入PRL清單中當成待辦項目。
    英國國防部採購部門原本提出的契約條款,是基於範圍固定(fixed scope)的原則,承商如果有任何「沒做到的事」,不論需求的重要度有多低,都得面臨嚴厲的罰則。CIDS專案引入DSDM Framework的敏捷方法之後,英國國防部和承商之間,逐漸建立起一種協同合作的關係,有關需求的議題,都透過交換機制獲得解決。後來,英國CIDS系統,如期在2009年夏天就開始在Battlespace實驗室展開整合測試,並在2010年夏天,透過參與北約在挪威的演習,和美國的CIDS系統交換資訊。演習期間,英國CIDS系統,不但針對7種不同的陸空系統,提供超過90種動態的友軍識別資訊,而且還做到平均識別時間在3秒以內,精確度少於5公尺的程度。
    CIDS專案導入敏捷方法的成效,受到英國政府的重視。英國國家審計局(National Audit Office, NAO)的一項報告指出,英國政府在資訊和通訊科技類採購案(information and communications technology, ICT),希望採用敏捷方法降低專案失敗的風險。英國內閣辦公室(Cabinet Office)也在2011年間設定目標,要透過敏捷方法,在2014年以前把ICT計畫的平均交付時間縮短20%[7]





[1] 寧博,脫離友軍砲火利器-戰鬥辨識系統(Reducing Fratricide: Combat Identification System)全球防衛誌24920055月。
[2] Rachel Williams and Martin Hodgson, MoD launches friendly fire investigation into deaths of two British soldiers in Afghanistan, The Guardian, 17 January 2009. See http://www.theguardian.com/politics/2009/jan/17/mod-friendly-fire
[3] 19941月,來自英國航空(British Airways)、美國運通(American Express)和甲骨文(Oracle)等大廠的16位資訊業專家,在英國倫敦共同創立了DSDM Consortium,期望發展出一套快速應用程式開發框架(Rapid Application Development )DSDM後來幾經演進,內容越來越完整,2001年公布的軟體敏捷開發宣言(Manifesto for Agile Software Development)中,來自DSDM ConsortiumArie van Bennekum也是起草人之一。請參考DSDM官網:http://www.dsdm.org/content/history-dsdm
[4] CIDS專案所稱的Iteration,相當於軟體開發的Release
[5] 有關MoSCow應用,請見DSDM官網:http://www.dsdm.org/content/10-moscow-prioritisation
[6] 時限(timebox),相當於Scrum Framework裡面的Sprint
[7] NAO, Governance for Agile Delivery, P 7.

2014年5月1日 星期四

2014年4月20日 星期日

PMI-ACP選對課,專案黑白變彩色

徐柏峰
        針對需要培養專案管理技能的朋友,以下是我以過來人經驗,給您的良心建議:
第一、如果您來自營建或航太產業,不要懷疑,直接去學PMP,考上不一定能加薪,但工作有機會用到。
第二、如果您身處的行業,客戶需求變化快,而且市場反應時間很短,客戶初期講不出詳細的規劃,但看到實際的東西之後又會衍生新的想法,您需要的就是融合敏捷開發和精實管理的實務做法,簡稱敏捷式專案管理。
第三、敏捷式專案管理是從實務累積出來的做事方法,因此,認證本身並不重要,重要的是怎麼整合一群人的力量,在短期之內演進出符合客戶需求的產品,而且在這過程中,客戶和團隊互相依賴、互相信賴,專案經理則是放下身段,用服務團隊的心態在帶人。
第四、如果您一定要去考敏捷的證照,PMI-ACP®確實是CP值比較高的選擇,由於PMI-ACP®的是PMI Agile Certified Practitioner的縮寫,大意是「獲得PMI認證的敏捷實務人員」,考試資格要求的21小時Contact Hours,必須是透過敏捷實務課程取得的時數(must be earned in agile practices)。在挑選課程時,切記,擅於製造PMP的補習班,有的盡是講師大隊、考古題、輔考機制和SOP,他們唯一沒有的,就是真正使用敏捷管理專案的經驗。

2014年4月19日 星期六

PMI-ACP考過就是榜首?世界奇聞只有台灣有

徐柏峰
     
Source: Dreamtime.com



        日前看到以量產PMP證照馳名的補習班,主張要用以往消費PMP一樣的方式,針對PMI-ACP®組成輔考團隊,用SOP的方式生產PMI-ACP®。我推動敏捷專案管理3年以來,最擔心的事終於要發生了。
        PMI是享譽國際的專案管理組織,PMI就連釋出認證的程序,都是經過ISO的流程認證,PMI每隔幾年就對專案管理業界進行大規模的需求調查,然後據以修正認證的方向,這幾年PMI繼PMP之後接連釋出的PMI-RMP®、PMI-SP®、PgMP、PfMP和PMI-ACP®等認證,就是這樣因運而生的。PMI聲稱,擁有這些認證,就是區別專案從業人員是否具備專案管理能力的指標,這話除了在台灣以外,在全球其他國家幾乎真是如此。早年我在澳洲的時候,PMP剛剛起步,看到學校公佈欄上的PMP相關資訊,覺得這是一張黃金證照,果不其然,以2013年為例,在澳洲用有這張證照,年薪中位數是13萬4千多美元,折合台幣超過400萬,就連在美國,行情也有10萬8千美元,相當於台幣324萬。至於台灣呢?PMP薪資連年倒退,連年終一起算下去,中位數勉強達到84萬台幣,全球排名連奈及利亞都不如。
        為什麼台灣的PMP這麼不值錢呢?問題就出在那些掛著顧問公司招牌,卻沒真的做顧問事業的補習班身上。台灣這些補習班老闆,一面靠著有系統的「輔考」制度,用講師部隊,加上前人記憶的考古題,填鴨式地量產PMP,另一方面則是砸下大筆的行銷費用,自己創協會、辦雜誌,並包下搜尋引擎上有關專案管理相關的關鍵字,讓真的想學專案管理的人,怎麼也找不到真的有用的資料。過去這幾年來,幾家補習班聯手,在台灣製造的1萬4千多個PMP,讓台灣PMP人數衝進全球第6~7名,但薪水卻是敬陪末座,成為全球專案管理業界的奇觀。
        其實,PMI透過PMP推廣的知識,是從營建產業衍生出來的工作方式,不過根據PMI的統計,台灣營建業的PMP,只有2.6%而起,至於台灣真正人數最多的PM,則是來自資訊、電子業、製造業和電信業,人數加起來逼近70%。長期以來,絕大多數的考生回到職場上,都不能把PMP的相關知識應用在工作上,道理就是如此。不過諷刺的是,補習班一邊唱著推廣專案管理的高尚目標,但學員從講師部隊和考古題庫裡學到的,卻是自己產業完全不適用的工作方式,這才是PMP身價就一天比一天低的真正原因!!!
        PMI因為體驗到PMP在大部分專案不適用的危機,從2011年開始力推PMI-ACP®,作為管理一般(就是大部分)專案的方法,並把PMP定位為「大型專案」的管理方法。國內後知後覺的一些補習班,在抗拒了3年以後,也逐漸感到PMP的大勢已去,趕忙拿香跟拜。日前,看到一家補習班老闆大言不慚地說,終於「輔導」過一名講師,以2P的全國榜首之姿,考過PMI-ACP®,還說幾年前集合一大群人用了3周寫了一大本厚重的計畫,用的就是很像敏捷的方法。我也不知道這老闆是刻意欺騙還是搞不清楚狀況,告訴各位:
第一、PMI目前的考試,從來就沒有什麼榜首不榜首的說法,在考試現場的電腦畫面上,考完的時候電腦會針對每個出題範圍計算成績,每組成績考到Moderate Proficient以上就是過關,考到Proficient就是熟練,如果是Under Proficient就是不佳,所有範圍平均在Moderate Proficient的話,這個認證大概就會過關了。目前,PMI根本沒有說過中答對多少題才算過關,或是要考到幾分的說法,更不用說公布這些成績了,聲稱自己是榜首的人聽清楚了,從2011年以來,和我一起學習並且考過PMI-ACP®的朋友大約是90名,包括我在內,這當中超過一半的人都是拿到2P的成績,下次要吹牛以前,恐怕要先做做功課。如果2P算榜首,那1P是不是就算榜眼?沒半P的都可以自稱是探花了?
第二、敏捷的專案主張的是價值驅動,團隊成員是根據先做出實際的東西,到最後才寫需要的文件。當年智利發生8.8級地震,人家用敏捷管理300人的團隊,6個工作天就做出救災的應用程式了,幫了3500個災民找回家人。當年智利那這批先驅後來分享敏捷即刻救援的經驗,強調的是透過快速溝通讓專案向前演進,而不是寫出什麼厚重計畫來指導別人,這才是真正的敏捷精神。
     








2014年4月12日 星期六

MetaScrum,跨部門溝通踹共

徐柏峰
Jeff Sutherland
Photo Source: Wikipedia
日前重聽Scrum Framework共同創始人Jeff SutherlandGoogle的演講,對MetaScrum又有了進一步的了解。原來,在Scrum的實務裡,除了用Scrum of Scrums來管理多個開發團隊以外,還有一招MetaScrum,可以讓不同部門的主管定期「踹共」,把跨部門的需求一次談清楚。
根據Jeff Sutherland的見解,Scrum團隊裡面最關鍵的人就是Product Owner(簡稱PO),在Sutherland自己的公司,PO每周定期和業務、行銷、開發、服務等等部門的主管開會,報告這一周團隊交付了什麼,下周準備交付什麼、這一周以來有沒有遇到什麼問題。看起來很熟悉嗎?沒錯,這三個問題和Daily Scrum非常類似,不同的是,這場會是事由PO報告,讓利害關係人之間同步整個公司每個專案的最新狀態,因為會議上公司重要的主管都在場,因此只要是產品面的重大議題、資源調度、發布時程調整這類的重大決定,在這場Open Space的會議上就可以決定。換句話說,一天之內重要決策所需要的溝通就跑完了,不必事先寫簽呈,快又有效[1]
另外,對敏捷開發有興趣的人,對Jeff Sutherland應該不陌生。Sutherland是不折不扣的「π型人」[2] 早年念的是軍校,越戰期間當飛官,出過100多次任務,經過11年的軍旅生涯後,Sutherland到醫學院進修,還拿到博士學位,後來他投入資訊科技產業,從竹内弘高(Hirotaka Takeuchi)和野中郁次郎(Ikujiro Nonaka)一篇文章的啟發,在OOPSLA'95大會上,和Ken Schwaber一起提出在資訊業用Scrum的做法,2001年的敏捷軟體宣言(Agile Manifesto)中,Jeff Sutherland也是17位起草人之一。


相關文章:Scrum的起源--The New New Product Development Game


[1] Jeff Sutherland的知名演講 Agile Project Management: Lessons from Google,請參考http://www.infoq.com/presentations/Agile-Management-Google-Jeff-Sutherland
[2]π型人是趨勢大師大前研一的說法,用來形容除了本業以外,還具備其他專長的人。



2014年4月6日 星期日

Scrum的起源--The New New Product Development Game

徐柏峰



新產品開發的遊戲規則正在改變,很多公司已經發現,要在當今的競爭市場上出線,除了提供高品質、低成本和差異性這些「基本要求」,還要具備速度以及彈性像橄欖球賽一般的途徑以整隊為單位透過來回傳接,試著在場上攻城掠地更適合當今的競爭性需求

這段文字摘自19861月份的《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)的一篇專文,題目叫做「新新產品開發遊戲」(The New New Product Development Game),這是當年全球製造業大廠運作的心得,也是後來軟體業敏捷開發Scrum方法的起源。
當時任教於日本一橋大學(Hitotsubashi University)的竹内弘高(Hirotaka Takeuchi)和野中郁次郎(Ikujiro Nonaka)兩位教授,走訪當時美日兩國製造業大廠後,發現在當時的環境下,製造業大廠每年收益中,越來越多的比重來自新開發的產品,為了在市場競爭中勝出,這些公司把傳統的瀑布式開發流程先放一邊,改用又快有彈性的方法發展新產品專案,竹内弘高和野中郁次郎借用英式橄欖球(Rugby)的術語,把這個現象比喻為「用正集團推進」(Moving the Scrum Down-field),這是Scrum這個字第1次用來描述專案管理或產品開發。看過英式橄欖球的朋友應該知道,Scrum是比賽暫停或有一方輕微犯規後的爭球方式,雙方各派出8名球員,互搭肩膀組成4313排人牆,等裁判下達指令後,雙方人牆頭肩相頂,由其中一方的球員找機會把球投入對峙人牆中,幫隊友爭取持球前進的機會。透過Scrum爭球時,場上情勢瞬息萬變,雙方隊員要隨時因應變更,才能掌握到優勢。或許也因為這樣,Jeff Sutherland和Ken Schwaber當年才會把體悟出來的軟體開發新方法,命名為Scrum Framework。
有趣的是,當年竹内弘高和野中郁次郎所說的「新新產品開發遊戲」,在製造業沒有激盪出什麼光與熱,兩位學者歸納出的6點新遊戲規則,後來在軟體業敏捷開發法興起之後,反而成為專案的共同特點了。
特點1,既有不穩定性(Built-in instability)
因為是開發全新的產品,管理高層也沒有經驗,因此只會指示大方向、大目標,就啟動開發專案。
特點2,自我管理的專案團隊(Self-organizing project teams)
因為是開發新產品,既有資訊非常少,公司派出跨部門菁英團隊,像他們像新創公司一樣運作,開發過程中公司打開荷包閉上嘴巴,讓團隊自我管理,自我超越。
特點3:開發階段重疊(Overlapping development phases)
新產品發展的各個階段,不再像過去一樣,要等上一個階段結束,才到下一個階段,從概念發想到生產之間,跨部門的團隊成員編在同一隊,把原本要一關過完才到下一關的開發流程,改成重疊的流程。流程中的每個階段,不同部門的成員投入專案的時間稍有不同。例如,研發的人幾乎從頭到尾都在專案內,但生產部門的人比較後期才會加入。
特點4,多重學習(Multilearning)
強調知識就是力量,不論是在個人、群體還是整個公司的層次,都鼓勵不斷吸收新知,累積本業和跨業的知識。
特點5,睿智控管(Subtle Control)
建立團體責任感,強調自我控制(self-control),方法是同儕控制,以及透過團體關心力量。
特點6,組織化移轉學習成果(Organizational transfer of learning)
新產品開發交付後,把專案團隊成員獲得的新知識技能,轉移給公司其他同仁。例如,用滲透(osmosis)的方法,指派前一案的重要成員,接著參與後續的新案,或是把前案開發期間採用的實務,轉變成公司的標準做法。

相關文章:MetaScrum,跨部門溝通踹共

(作者為敏捷教練、全球首批敏捷專案管理師PMI-ACP®、台灣、中國兩地首位專案風險管理師PMI-RMP®)

2014年4月5日 星期六

瞎米?寫名字就能測出勞碌命!

徐柏峰
同時做好幾件事,效率是不是比較高?日前看了Dave CrenshawThe Myth of Multitasking得到靈感,設計一個簡單的實驗,讓您透過寫自己的姓名就能知道自己適不適合多工。實驗需要的道具只需要2張紙、2枝筆和1個碼表,如下圖:
實驗需要的步驟只有3個:
1.        把碼表準備好,倒數54321,開始把自己的姓名寫在白紙上,寫完停表,記下寫自己的姓名花了多少時間。例如,我寫「徐柏峰」這3個字,共花了9.38秒。

2.        計算一下自己的姓名筆畫,例如,「徐柏峰」的筆畫是10910。然後把碼表準備好,倒數54321,開始在姓名底下用「正」字符號分別寫下每個字的筆畫,寫完停表,計算寫筆畫花了多少時間,以我而為例,劃正字符號共花了9.08秒。

3.       準備另一張紙,把碼表準備好,準備「多工」寫姓名和筆劃,寫的方法是,姓名寫了一筆,就在底下劃一畫,姓名再寫一筆,就在底下再劃一畫,寫完劃完之後,把花費的時間寫下來,以我為例,同時寫姓名和筆畫共花了54.06秒。



把前面2個步驟的時間加起來,這是您分別專心做2件事需要的時間,第3個步驟的時間,就是您在多工的表面下,實際花費的時間,專心模式和多工模式之間的差距,就是切換任務的成本,兩者相除的結果,就是你的多工效率。
我曾經拿這個實驗測試過幾十個學員,發現了相當一致的結果:
第一、在受測人當中,所有的人多工模式的花費的時間,都比專心模式還要多
第二、切換任務的成本,大約是執行任務本身時間的2倍 
第三、多工模式下,動作比較緊張,而且容易做錯
Lean Mindsets中主張,如果能夠減少同時正在做的事(Work in Progress, WIP),就能增加整個生產線的效能,背後的道理就是如此! 如果您每天事情多到做不完,限定自己一次專心做完一件再做另一件, 應該可以增加您的工作效率。
(作者為敏捷教練、全球首批敏捷專案管理師PMI-ACP®、台灣、中國兩地首位專案風險管理師PMI-RMP®)