敏捷專案管理：即刻救援的故事Chile Ayuda

徐柏峰
        突如其來的一場天災，讓全世界見證到敏捷的效率。

照片為 Claudio Núñez 所攝

2010年2月27日凌晨3點34分，南美洲的智利傳出芮氏規模8.8的強震，緊接著引發的大海嘯浪高3公尺，沿海地區受到重創。這場史上第6大的地震，不但奪走700條人命，也讓人口僅有1700萬的智利，多達150萬人無家可歸。地震發生後不久，一名叫佩德羅‧佛安德斯‧舒斯特(Pedro Fuentes Schuster)的智利青年，在推特(Twitter)發文徵求各方志士挺身而出，幫同胞走出難關。

摘自Agile 2011: One earthquake, 300 volunteers and 6 days to build a portal

        推文發出1天內，來自各地的60名義工，湧入聖地牙哥市馬波丘河畔(Mapocho River)的1間辦公室，啟動一個名為救援智利(Chile Ayuda)的入口網站開發專案，期望在最短時間內幫災民找到親友，並把善款和賑災物資，發放到最需要的地方。

        透過社群媒體的串聯，專案團隊2周內就膨脹到300人，所有成員依照專長不同，分為工程師(Engineer)，媒體記者(Journalists)、網頁設計師(Web Designers)和理事會(Board)等4個工作小組。如此龐大的義工部隊，讓原本只能容納20個人的辦公室，時時刻刻的擠著上百個人。從專案管理的角度來看，這是個超高難度的專案：時間緊迫、需求持續演進，雖說人多好辦事，但團隊臨時成軍，義工之間大多不認識，光是溝通協調就是一大挑戰。秉持著和時間賽跑救人的理念，佩德羅靈機一動，想到用敏捷的方式，管理這個即刻救援的大型專案。他把軟體敏捷團隊常用的Scrum Framework稍做微調，當成大家做事的框架：

• 原本最長30天1期的開發周期(稱為Sprint)，縮短1天就是1期
• 每天舉行3次站立會議(Stand-up Meeting)，讓團隊成員間匯報進度，並設定未來8個小時的優先目標
• 用看板(Kanban Boards)顯示工作和進度，讓成員自己挑任務，不必等人指派
• 由於成員眾多，為了避免亂槍打鳥的大鍋炒會議，團隊和團隊之間的溝通，透過Holacracy的雙向連結方式，各派一員代表團隊溝通，促進快速達成決策

        另外，夜以繼日的趕工，讓很多人累到睜不開眼睛，一群義工們二話不說，現場就幫夥伴們「馬一節」，成為專案溫馨的插曲。

摘自Chile Ayuda網站影片

        這個即刻救援的大型團隊，當時雖然不受外界看好，還受到政客試圖插花作秀的壓力，但透過敏捷的工作方式，只花了6個工作天，就做出Chile Ayuda入口網站，也整合了Google Person Finder、Twitter stream和Facebook的App，即時幫3500名受災者找到親友，專案的Facebook專頁迅速累積了150,000 名粉絲，成為敏捷救人的知名案例。

畫面取自 http://www.chileayuda.com/

(本文作者為敏捷教練、全球首批敏捷專案管理師PMI-ACP®，以及台灣、中國兩地首位專案風險管理師PMI-RMP®)